Ordenanzas - Creación de Área de Archivo


ORDENANZA Nº 11163/2008.-

EXPTE.Nº 3184/2008 ADJ.EXPTE.Nº1/08 (Banca Abierta).

 

 

VISTO:

          Los Expedientes Nº 3184/08 y 1/2008 (Banca Abierta) y ante la necesidad de contar con un centro de almacenamiento, preservación y divulgación documental, disponibilidad pública, acceso rápido y de democratización de la información, y

 

CONSIDERANDO:

                               Que es una necesidad clara e impostergable de la comunidad educativa, científica y cultual,  contar con espacios específicos para archivos.

                               Que no existe en la actualidad en nuestra ciudad, un espacio de estas características, lo cual provoca la atomización de las documentaciones y producciones del ámbito municipal.

                               Que resulta altamente significativo en la construcción de nuestra capital cultural como asimismo, en la construcción y reconstrucción de nuestra propia identidad comunitaria.

                               Que las actuales tecnologías permiten la implementación de un sistema de servicios de infinitos alcances y posibilidades.

                               Que se puede y se debe recurrir al principio de responsabilidad social y cultural, por cuanto implica “compartir producciones” con aquellos que somos comunidad.

                               Que se pone a disposición toda la información de la administración pública, cumpliendo así con lo dispuesto en normas legales vigentes.

                               Que esta creación resulta de avanzada, y ubicaría  a nuestra ciudad en un lugar de privilegio en cuanto a la democratización  y difusión de bienes culturales.

 

POR ELLO:

EL HONORABLE CONCEJO DELIBERANTE DE LA MUNICIPALIDAD DE SAN JOSE DE GUALEGUAYCHU SANCIONA LA SIGUIENTE

 

ORDENANZA

 

ART.1º.- CREASE en el ámbito de la Municipalidad de Gualeguaychú y dependiente de la Presidencia Municipal, el Área de Archivo con el objeto de organizar, tecnificar, administrar, conservar, acrecentar y difundir el patrimonio documental de la Municipalidad de Gualeguaychú, y asegurar su accesibilidad, para la acción administrativa, la investigación histórica y la información general.

ART.2º.- EL patrimonio documental del Área de Archivo estará formado por todos los documentos de cualquier edad y soporte producido o se produzcan, recibidos o se reciban:

 

ORDENANZA Nº 11163/2008.-

 

  1. Por todos los archivos existentes en la Municipalidad.
  2. Por donación, guarda o convenio: por los archivos de personas físicas o jurídicas que así lo acuerden.

ART.3º.- ORGANICAMENTE el Área de Archivo se subdividirá en:

Departamentos, siendo los mismos los siguientes:

Departamento Archivo Administrativo

Departamento Histórico

Departamento Biblioteca Impresa y Digital

Departamento Hemeroteca

Departamento Mapoteca

ART.4º.- LOS archivos se organizarán técnicamente de acuerdo a las normas vigentes de la archivística general.

ART.5º.- EL Área de Archivos será ejercida por un Responsable de Área de Archivos, y será asistido para tales funciones por los empleados que sean necesarios para el correcto desarrollo de la misma.

ART.6º.- DEL RESPONSABLE DEL AREA DE ARCHIVO

El responsable del Área de Archivo tendrá las siguientes facultades:

  1. Solicitar al Departamento Ejecutivo la calificación como “Archivo Histórico” a los archivos particulares y públicos que reúnan las condiciones de tales.
  2. Peticionar ante las autoridades nacionales y provinciales las medidas que estimare oportunas para salvaguardar la documentación integrada al patrimonio documental de la Municipalidad.
  3. Celebrar convenios de cooperación técnica y mantener intercambios con instituciones oficiales o privadas vinculadas a la labor archivística.
  4. Promover el otorgamiento de becas de perfeccionamiento para el personal destinado a archivos.
  5. Aceptar donaciones
  6. Elevar al Departamento Ejecutivo el reglamento interno de funcionamiento del Área de Archivo.
  7. Aconsejar al Departamento Ejecutivo la desafectación de documentos administrativos luego del “expurgo” necesario, una vez cumplida la documentación diez años de existencia, clasificándola y describiéndola técnicamente.
  8. Hacer publicaciones que tengan por objeto la difusión del desarrollo de sus actividades e información vinculada directamente a la archivística y del patrimonio cultural de la ciudad.

ART.7º.- DE LOS DEPARTAMENTOS DEL AREA DE ARCHIVO.

  1. Archivo Administrativo: concentrará la documentación hasta los diez años cumplidos. Momento en el cual se realizará el “expurgo” necesario, en donde, el Área de Archivo clasificará el material en término de históricos e inventario. Siendo el resto del material dado de baja, luego de dar los pasos legales correspondientes.

 

ORDENANZA Nº 11163/2008.-

 

Este archivo tendrá las siguientes funciones, más las que fije el reglamento interno:

  1. Recibir la documentación procedente de las diferentes áreas, direcciones o secretarías y demás ámbitos de la administración pública municipal.
  2. Conservar la documentación confiada bajo las condiciones máximas de seguridad debidamente clasificadas, ordenadas y descriptas para un servicio eficiente de información y control del archivo.
  3. Transferir al Archivo Histórico la documentación, una vez realizado el “purgo” cuyo valor sea imprescriptible y por ende su conservación permanente.
  1. Archivo Histórico: concentrará la documentación con más de diez años de antigüedad producida por el Departamento Ejecutivo y del Honorable Concejo Deliberante y que haya sido calificada como “Documento de Valor Histórico” por el Departamento Ejecutivo a solicitud de la Dirección.

Este Archivo tendrá las siguientes funciones:

  1. Recibir la documentación de valor histórico que se le transfiera.
  2. Clasificar, ordenar y archivar en óptimas condiciones de seguridad y conservación de archivística.
  3. Realizar publicaciones para lograr el conocimiento y divulgación del patrimonio documental.
  4. Llevar a cabo exposiciones y eventos que permitan la puesta en valor del material documental.
  1. Biblioteca – Hemeroteca – Mapoteca: Concentrará todo el material existente en la administración pública municipal, entre ellos: la bibliografía – hemeroteca y mapoteca existente en cualquiera de las áreas, Direcciones y Secretarías del Departamento Ejecutivo y del Honorable Concejo Deliberante. Salvo aquellas que sean consideradas documentos de consulta permanente para el normal y correcto funcionamiento de tareas específicas de los funcionarios y empleados municipales.

En el caso de la biblioteca se considerarán de dos tipos: Impresa y Digital. Para el caso de la primera se tomarán las consideraciones del presente inciso, y para la digital, se avanza en ello de acuerdo a las necesidades dadas por la misma Área.

Este Archivo tendrá las siguientes funciones:

  1. Recibir y registrar publicaciones
  2. Realizar el inventario de las existencias bibliográficas e impresos.
  3. Establecer canje con instituciones públicas o privadas, nacionales o extranjeras
  4. Establecer la compra, restauración y encuadernación del material bibliográfico.

 

ORDENANZA Nº 11163/2008.-

 

ART.8º.- EL Área de Archivo reglamentará el acceso de las personas a las salas de consulta y el comportamiento a observar por éstas, respetando los principios establecidos por la Archivística.

ART.9º.-EL Área de Archivo queda autorizada a realizar micro reproducciones y filmaciones con fines de seguridad y conservación del material documental. Estas tareas específicas se realizarán con el consentimiento del Departamento Ejecutivo.

ART.10º.- DISPOSICIONES GENERALES

  1. La presente Ordenanza entrará en vigencia a partir del 1º de enero de 2009
  2. Quedan derogadas todas las disposiciones que se opongan a la presente Ordenanza.
  3. Disponer en el Presupuesto General del Municipio, las partidas de dinero necesarias para el normal y correcto funcionamiento del Área de Archivo, permitiéndole dicha partida la organización y puesta en marcha de los distintos Departamento que la conforman.

ART.11º.- COMUNIQUESE, ETC….

 

 

 

Sala de Sesiones.

San José de Gualeguaychú, 21 de agosto de 2008.

Liliana M. Ríos, Presidenta – Lisandro Gamarra, Secretario.

Es copia fiel que, Certifico.

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